Często zadawane pytania

1. ZPORR i SPO RZL 2004-2006
   1. Kiedy i na jakich zasadach beneficjent realizujący projekt w ramach EFS zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu?

      Każda instytucja realizująca projekt w ramach EFS zobligowana jest do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, bez względu na wartość projektu. Do przeprowadzenia audytu zewnętrznego zobligowani są natomiast ci projektodawcy, którzy realizują jeden projekt o wartości przekraczającej 150 tys. euro lub kilka projektów w ramach jednego programu operacyjnego (ZPORR lub SPO RZL), których suma budżetów przekracza 200 tys. euro. Audyt zewnętrzny musi być przeprowadzony przez niezależną firmę.

   2. Czy istnieje jakieś ograniczenie mówiące o tym kto może być partnerem projektodawcy w projektach realizowanych w ramach EFS?

      W działaniach 1.2 i 1.3 SPO RZL nie ma takich ograniczeń. W przypadku działań 2.1, 2.3, i 2.4 ZPORR partnerami mogą być wyłącznie podmioty, które zostały określone przy poszczególnych działaniach jako uprawnieni beneficjenci. W działaniu 2.2 ZPORR w ogóle nie przewiduje się udziału partnerów w projekcie. Należy jednak pamiętać o tym, że zarówno w działaniach wdrażanych w ramach SPO RZL jak i ZPORR partner jest zobowiązany do wniesienia do projektu własnego wkładu finansowego, merytorycznego lub rzeczowego. Udział partnera w projekcie musi być adekwatny do merytorycznej wartości projektu. Ponadto wskazane jest aby partnerzy posiadali pewne doświadczenie i wiedzę merytoryczną w zakresie realizacji różnego typu projektów (np. z funduszu PHARE lub funduszy regionalnych lub z programów Funduszu Pracy).

   3. Po jakim czasie można otrzymać dofinansowanie po pozytywnym rozpatrzeniu wniosków?

      Zgodnie z zapisem we wzorze do Umowy o dofinansowanie projektu (patrz � Załączniki do Poradnika dla beneficjentów, wersja z lipca 2004, str. 102, paragraf 4-5 i s.113 paragraf 4-5) pierwsza transza dotacji (której wysokość wyniesie 20% kwoty określonej na pierwszy rok wdrażania projektu zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy o dofinansowanie projektu) przekazana zostanie beneficjentowi (na wydzielone uprzednio przez niego subkonto) w terminie: 21 dni od daty złożenia przez beneficjenta wniosku o pierwszą transzę dotacji w przypadku działań wdrażanych w ramach SPO RZL 28 dni od daty złożenia przez beneficjenta wniosku o pierwszą transzę dotacji w przypadku działań wdrażanych w ramach priorytetu II ZPORR Wniosek o pierwszą transzę dotacji może być złożony do Instytucji wdrażającej dane działanie łącznie z umową finansowania projektu, po uprzednim podpisaniu jej przez beneficjenta. Wypłata kolejnych dotacji będzie dokonywana transzami co 1, 3 lub 6 miesięcy (zgodnie z harmonogramem płatności, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy finansowania), z zastrzeżeniem, że beneficjent rozliczy - w przypadku SPO RZL - przynajmniej 80% dotychczas otrzymanych i nie rozliczonych transz, a w przypadku ZPORR (priorytet II) przynajmniej 80% kwoty poprzedniej transzy dotacji, oraz będzie składać do Instytucji wdrażajacej raporty okresowe z realizacji działania (przekazanie kolejnych transz uzależnione jest także od dostępności środków na rachunku Instytucji wdrażającej).

   4. W przypadku kiedy pracownik beneficjenta zostanie oddelegowany do pracy na rzecz projektu nasuwa się pytanie: czy beneficjent otrzyma zwrot

      W przypadku oddelegowania pracownika przez beneficjenta do pracy na rzecz projektu, beneficjent otrzyma zwrot kosztów projektu za danego pracownika, należy jednak pamiętać o następujących zasadach: jeśli pracownik oprócz realizacji projektu będzie wykonywał inne zadania na rzecz beneficjenta (nie związane z realizacją projektu), to już na etapie przygotowania wniosku należy przemyśleć przyszły sposób rozdzielenia kosztów ponoszonych na projekt i ponoszonych na inne zadania, w rozliczeniu należy wykazać koszty faktycznie poniesione, każda wypłata należna pracownikowi z mocy przepisów ogólnych lub regulaminów wewnętrznych, która podlega opodatkowaniu - może być wliczona do kosztów projektu (oczywiście w części odpowiadającej zaangażowaniu pracownika w projekt ), każda wypłata uznaniowa, nie znajdująca podstawy w przepisach lub regulaminach i nie opodatkowana - nie może zostać uznana jako koszt projektu. Beneficjent może podpisać z danym pracownikiem umowę o dzieło, bądź umowę zlecenie za wykonywanie pracy związanej z projektem. W przypadku nie podpisania wyżej wymienionych umów beneficjent musi posiadać inny dokument regulujący wkład pracy danego pracownika przy projekcie. W przypadku zatrudnienia do obsługi merytorycznej projektu na umowę zlecenie lub umowę o dzieło osób fizycznych prowadzących własną działalność gospodarczą, wszelkie koszty związane z udziałem tych osób w projekcie należy traktować jako zadania zlecone (należy je umieścić w trzeciej grupie kosztów w budżecie projektu - "Koszty inne" , w podgrupie "koszty zadań zleconych"), a nie jako koszty personelu (pierwsza grupa kosztów w budżecie projektu). Z drugiej natomiast strony w kosztach personelu należy ująć wszelkie wydatki osobowe związane z techniczną obsługa projektu, nawet jeżeli zostały poniesione na podstawie np. umowy zlecenia zawartej z firmą prowadzącą usługi księgowe. Powyższe prawidłowości stosuje się wyłącznie w odniesieniu do projektów wdrażanych w ramach SPO RZL.

   5. Wybraliśmy do projektu partnera, który wesprze nasz projekt takimi działaniami, które zgodnie ze swoim statutem wykonuje nieodpłatnie. Jednak nasz partner ma w swojej działalności również takie działania, które wykonuje odpłatnie. Zatem czy będąc partnere

      Partner nie może przystępować do przetargu z uwagi na specyficzne powiązania beneficjenta z partnerem. Należy odróżnić role, jakie pełnią w projekcie partnerzy i podwykonawcy. Są to dwa różne podmioty i ich funkcji nie należy łączyć. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzieleniu zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli pozostają z wykonawcą w takim samym stosunku prawnym (umowa partnerska), dlatego że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

   6. Na jakich zasadach beneficjent realizujący projekt może dokonać zakupu sprzętu komputerowego?

      Zgodnie z "Poradnikiem dla beneficjentów" dopuszczalne jest dokonywanie zakupu sprzętu komputerowego, niezbędnego do realizacji projektu. Wartość pojedynczych jednostek tego sprzętu nie może być wyższa niż 5 tys. złotych w SPO RZL i 3,5 tys. złotych w ZPORR (przez pojedynczą jednostkę sprzętu należy rozumieć cały zestaw komputerowy do kwoty 5 tys. złotych, a nie np. monitor do 5 tys. złotych, jednostka centralna do 5 tys. złotych, itd.)., a suma wydatków na tzw. drobny sprzęt (do którego kwalifikuje się m.in. sprzęt komputerowy) nie może być wyższa niż 10% całkowitych kosztów projektu. Dopuszcza się również zakup komputerów przenośnych (laptopów). Należy przy tym zaznaczyć, że w przypadku gdy wartość zakupionego sprzętu komputerowego przekracza 3 500 złotych kosztem kwalifikowalnym projektu będzie wyłącznie koszt amortyzacji tego sprzętu zakupionego ze środków własnych, poniesiony w okresie realizacji projektu. Wyżej wymienionych zasad nie stosuje się do projektów, których celem podstawowym jest zakup sprzętu, np. w działaniach 1.1, 2.1, 2.2 i 3.3 SPO RZL (brak ograniczeń co do 10% wartości projektu oraz ceny jednostkowej sprzętu) oraz projektów na wsparcie kadrowe w ramach Działania 3.1 c) SPO RZL (Pomocy Technicznej), w którym dla każdego beneficjenta określona zostanie kwota na wyposażenie każdego stanowiska pracy, np. w przypadku WUP jest to 10 tys. złotych.

2. POKL 2007 - 2013

   1. Co należy rozumieć przez ”odpowiedni Plan Działania” dla konkretnego typu projektu (Plan wojewódzki, powiatowy czy obydwa naraz)?

      Przez Plan Działania należy rozumieć dokument opracowany przez Instytucję Pośredniczącą. W przypadku gdy wyznaczono Instytucje Pośredniczącą II stopnia (IP2), zapewnia ona odpowiednie informacje umożliwiające opracowanie Planu działania przez Instytucje Pośredniczącą. Dla każdego Priorytetu PO KL opracowuje się osobny Plan Działania, na który składa się: opis wybranych obszarów wymagających wsparcia w danym roku, planu finansowego ( tabela finansowa w podziale na źródła finansowania danego Poddziałąnia (wyboru projektów). 16.11.2007r.

   2. Czy w przypadku składania projektu szkoleń czy też warsztatów dla BO istnieje wymóg, aby Wnioskodawca przy tego typu projekcie był instytucją szkoleniową zarejestrowaną w rejestrze prowadzonym przez WUP-y, czy też może być to każdy podmiot?

      Zgodnie z pkt. 3.1. Dokumentacji Konkursowej nr 01/POKL/6.1.1/2007: „ O dofinansowanie projektu ubiegać mogą się wszystkie podmioty (w tym wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy, w zakresie zadań nie objętych przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnieniach i instytucjach rynku pracy [Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.], które jednocześnie spełniają kryteria określone w punktach 4.2 i 4.4”. „ O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty podlegające wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych tj. podmioty, które w ciągu 3 ostatnich lat dopuściły się wykorzystania środków publicznych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystania z naruszeniem właściwych procedur lub pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości”. Mając na uwadze powyższe zapisy projektodawcami mogą być również i te podmioty, które nie są instytucją szkoleniową i nie są zarejestrowane w rejestrze instytucji szkoleniowych WUP-u. Należy jednak pamiętać o tym, że każdy ze złożonych projektów oceniany jest formalnie, a także merytorycznie. Ocenie merytorycznej będzie podlegał punkt 3.5 wniosku o dofinansowanie, w którym należy wykazać swoje doświadczenie w realizowaniu podobnych projektów, a także kadrę, która będzie uczestniczyła w projekcie. W związku z powyższym o liczbie uzyskanych punktów na etapie oceny merytorycznej, będzie decydowało m.in. właśnie doświadczenie projektodawcy, a także zaplecze merytoryczne. 08.11.2007r.

   3. Jak krótki musi być projekt żeby płatności nastąpiły w jednej transzy (100% wartości dotacji)?

      Nie ma określonego progu dotyczącego czasu realizacji projektu tak, by w 1-ej transzy na pewno uzyskać 100% wartości dotacji. Należy pamiętać o tym, że zgodnie z Dokumentacją Konkursową nr 01/POKL/6.1.1/2007 str. 5 tylko w uzasadnionych przypadkach wysokość pierwszej transzy może wynosić 100% wartości dotacji, w związku z powyższym o możliwości otrzymania całej kwoty w ramach 1-ej transzy będzie decydowała każdorazowo IP2. 16.11.2007r.

   4. W przypadku zlecenia wykonania usługi podwykonawcy czy istnieje ograniczenie procentowe jak było to w poprzednim okresie programowania (do 30%)?

      Nie ma ograniczeń w podzlecaniu części projektu podwykonawcom. Jednakże nie powinny być podzlecane zadania, które Beneficjent/projektodawca może zrealizować samodzielnie. Bowiem zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL w przypadku zlecania usług Beneficjent powinien przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do Beneficjenta. Natomiast wydatki związane ze zlecaniem usług w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że: zlecanie usług przynosi wartość dodaną do projektu, a także Beneficjent wskaże we wniosku o dofinansowanie projektu usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez podmiot będący stroną umowy. 21.11.2007r.

   5. Czy uczniowie szkół ponadgimnazjalnych mogą być uczestnikami szkolenia (Beneficjentami Ostatecznymi) skoro projekt kierowany jest do osób do 25 roku życia?

      Według dokumentacji konkursowej nr 01/POKL/6.1.1/2007 projekty w ramach Priorytetu VI mają przyczyniać się do podniesienia zatrudnienia oraz aktywności zawodowej osób pozostających bez zatrudnienia. Uczniowie szkół ponadgimnazjalnych to osoby w wieku 16-18 lat, nie mogące podjąć zatrudnienia w pełnym wymiarze pracy. Działanie 6.1.1 jest skierowane do osób do 25 roku życia gotowych podjąć zatrudnienie. 20.11.2007r.

   6. Czy możliwa jest organizacja kilkumiesięcznych szkoleń językowych w ramach projektu?

      Zgodnie z dokumentacją konkursową nr 01/POKL/6.1.1/2007 Beneficjent określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Należy pamiętać, że realizacja projektu musi się mieścić w okresie od 15 marca 2008 roku do 31 grudnia 2009 roku (Dotyczy to tylko konkursu pilotażowego dla poddziałania 6.1.1). 20.11.2007r

3. Rejestr Instytucji Szkoleniowych

   1. Które instytucje szkoleniowe powinny uzyskać wpis do rejestru?

      Wpis do rejestru jest wymagany od instytucji  szkoleniowych ubiegających się o zlecenie na szkolenie osób bezrobotnych i poszukujących pracy, finansowane ze środków publicznych, takich jak: Fundusz Pracy, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). 12.08.2010 r.

   2. Jakie wymagania programowe powinien spełniać komputer, aby system, w którym wypełniane są wnioski o wpis do rejestru działał poprawnie?

      Aby program działał poprawnie zalecane jest korzystanie z przeglądarki „Internet Explorer w wersji 7” lub „Internet Explorer w wersji 8” z włączonym widokiem zgodności (Narzędzia, Ustawienia widoku zgodności, Dodaj tę witrynę sieci Web, http://ris.praca.gov.pl ,Dodaj). Ponadto, do prawidłowego funkcjonowania programu zalecane jest zainstalowanie programu „Java” w minimalnej wersji 1.6. Wniosek o wpis do rejestru, jak i dokument aktualizacji danych tworzony jest w formacie PDF. Aby można było wydrukować taki wniosek (aktualizację) należy mieć zainstalowany program Acrobat Reader. Informacja dla administratorów: aplikacja komunikuje się z systemem po porcie 8080. 12.08.2010 r.

   3. Jakie są zasady rejestracji oddziałów/filii instytucji szkoleniowych?

      1. Oddział/filia instytucji szkoleniowej może zostać zarejestrowana, gdy posiada uprawnienia do samodzielnego działania tj. działająca w oparciu o jeden z dokumentów określonych w § 2, ust. 2 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 października 2004 roku w sprawie rejestru instytucji szkoleniowych (Dz. U. nr 236, poz. 2365); wówczas oddział/filia rejestruje się w wojewódzkim urzędzie pracy właściwym dla siedziby tego oddziału/filii - po uzgodnieniu z jednostką macierzystą. 12.08.2010 r.
      
      2. Oddział/filię nie posiadającą uprawnień do samodzielnego działania rejestruje jednostka macierzysta w wojewódzkim urzędzie pracy właściwym dla siedziby jednostki macierzystej. 12.08.2010 r.

   4. Jakie kroki trzeba wykonać aby wyszukać instytucję szkoleniową wpisaną do rejestru i oferowane prze nią szkolenia?

      Aby wyszukać konkretną instytucję lub  szkolenie należy wejść na stronę http://ris.praca.gov.pl, wybrać opcję: „Rejestr instytucji szkoleniowych”. W oknie "Lista instytucji w rejestrze" nacisnąć przycisk "Wyszukiwanie", w otwartym oknie wyszukiwania wprowadzić parametry wyszukiwania instytucji szkoleniowych, po czym nacisnąć przycisk "Szukaj".

      Aby dokonać przeglądu danych szczegółowych wybranej instytucji oraz ceny i godziny szukanego szkolenia należy:
      
      1. W oknie „Lista instytucji w rejestrze” zawierającym listę instytucji wpisanych do rejestru
      znaleźć właściwą instytucję na liście, zaznaczyć znalezioną pozycję, a następnie nacisnąć przycisk "Przeglądaj".
      2. W oknie "Dane instytucji szkoleniowej w rejestrze" można przeglądnąć dane ogólne instytucji szkoleniowej oraz dane szczegółowe dotyczące np. danych teleadresowych siedziby głównej instytucji.
      3. Aby zobaczyć więcej informacji o szkoleniach w siedzibie głównej i oddziałach instytucji należy otworzyć zakładkę „Siedziba główna i oddziały instytucji szkoleniowej”, wybrać dany oddział i nacisnąć przycisk "Przeglądaj" oraz wybrać po lewej stronie „Dział 2”.

      Uwaga!
      Wypełnienie kilku kryteriów selekcji jednocześnie spowoduje, że wyświetlone zostaną tylko instytucje szkoleniowe spełniające WSZYSTKIE podane warunki równocześnie. W przypadku pozostawienia pustych pól filtrów i naciśnięcia przycisku "Szukaj", wyświetlona zostanie lista wszystkich instytucji szkoleniowych. 12.08.2010 r.

   5. Ile trwa procedura uzyskania wpisu do rejestru instytucji szkoleniowych?

      Wojewódzki urząd pracy na podstawie przedłożonych przez instytucję dokumentów, zawiadamia niezwłocznie instytucję szkoleniową o dokonanym wpisie do rejestru instytucji szkoleniowych w formie pisemnej. Okres oczekiwania na pozytywne rozpatrzenie wniosku może ulec wydłużeniu w przypadku gdy przedłożone przez instytucję (wniosek  o wpis lub dokumenty) są niekompletne lub nieprawidłowe.

      Uwaga!
      Wniosek o wpis do rejestru pozostaje bez rozpatrzenia, jeżeli wniosek lub przedłożone przez instytucję szkoleniową dokumenty są niekompletne lub nieprawidłowe, a instytucja mimo wezwania nie przedłoży poprawnego wniosku lub właściwych dokumentów w terminie miesiąca od dnia wezwania. 12.08.2010 r.

   6. Nie przesłałem wniosku aktualizacyjnego dotyczącego kontynuowania działalności szkoleniowej w kolejnym roku kalendarzowym w terminie od 01 stycznia do dnia 31 stycznia, co mogę zrobić w takiej sytuacji, aby dalej figurować w rejestrze?

      Konsekwencją niepowiadomienia wojewódzkiego urzędu pracy o kontynuowaniu działalności szkoleniowej w terminie do 31 stycznia, zgodnie z art. 20 ust. 7 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy jest wykreślenie z rejestru instytucji szkoleniowych.

      W przypadku wykreślenia z rejestru instytucja szkoleniowa powinna zarejestrować się ponownie. W tym celu należy wypełnić w systemie elektronicznym nowy wniosek o wpis, pamiętając o wybraniu opcji: „Posiadam kod dostępu” i wpisaniu dotychczasowego kodu dostępu. W przypadku braku kodu dostępu należy skontaktować się z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Gdańsku (tel.: 058/32 61 845). Po wypełnieniu wniosku, zostanie wygenerowany nowy kod dostępu, który zostanie użyty w przypadku późniejszej edycji wniosku oraz aktualizacji. Formularz wniosku wydrukowany z systemu, podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione wraz z załącznikami należy dostarczyć osobiście  do Kancelarii Ogólnej WUP w Gdańsku - pokój nr 218 lub przesłać na adres: Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku, ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk. 12.08.2010 r.

Jeżeli, nie znalazłeś satysfakcjonującej odpowiedzi, możesz przesłać pytanie do Nas lub skontaktować się z Nami telefonicznie.
Dane teleadresowe.